JobRouter® Fachbereichslösungen
Digitalisierung von Personalprozessen ‒ Erfahren Sie, wie's geht
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Personalprozesse digitalisieren. Dabei hilft die leistungsstarke Digitalisierungsplattform JobRouter®. Sie ersetzt manuelle und zeitaufwendige Prozesse durch automatisierte, digitale Workflows und ist somit ein wichtiger Teil der Unternehmensdigitalisierung. Die Digitalisierung der Personalprozesse ermöglicht es Unternehmen, ihre Personalressourcen optimal zu nutzen und sich auf strategische HR-Initiativen zu konzentrieren, anstatt durch administrative Aufgaben Zeit zu verlieren.
Warum JobRouter® für die Automatisierung der HR-Prozesse?
Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform können Sie HR-Prozesse digitalisieren, automatisieren und optimieren, Ressourcen besser einsetzen und Ihre Effizienz steigern. Profitieren Sie von einer individuellen Prozesslandschaft in Rekordzeit!Denn JobRouter® bietet für die Digitalisierung von Personalprozessen mehrere Vorteile gegenüber anderen Lösungen:
- Starke Funktionen: JobRouter® bietet eine breite Palette an Funktionen, um individuelle Prozesslandschaften zu erstellen - schnell, maßgeschneidert und für spezifische Unternehmensbedürfnisse.
- Low-Code-Software: Durch Low-Code ermöglicht JobRouter® eine schnelle und benutzerfreundliche Digitalisierung von HR-Prozessen über einen Drag & Drop Editor, ganz ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse.
- Anpassungsfähigkeit: JobRouter® ist hochgradig anpassbar und kann in verschiedenste HR-Szenarien integriert werden, von der digitalen Akte bis zur digitalen Zeiterfassung ist alles möglich.
- Integration mit bestehenden Systemen: Die Plattform lässt sich nahtlos mit bestehenden Systemen wie DATEV, SAP oder Buchhaltungssystemen vernetzen, was die Datenkonsistenz und Prozesseffizienz erhöht.
DSGVO-Konformität: JobRouter® unterstützt die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO, was für Unternehmen in der EU von hoher Relevanz ist.
Alles Wichtige über die Digitalisierung, zum Beispiel deren Vorteile, betroffene Bereiche und Ziele erfahren Sie im Beitrag Digitalisierung im HR.
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Vorteile digitaler Personalprozesse
- Reduzierung von Papierbergen
- Schnell auf Veränderungen reagieren und Fristen einhalten
- Fehleranfällige oder nicht eindeutige Abläufe minimieren
- (Teil-)Automatisierung aufwendiger Routinearbeit
- Schnelle Auswertung für strategische Entscheidungen
- Dezentralität und ortsunabhängige Zusammenarbeit fördern
- Vereinfachtes Change-Management und systemübergreifender Informationsaustausch
- Eindeutiges Rechte- und Rollenmanagement
- Integriertes Eskalations- und Vertretungsmanagement
- Vorhandene Richtlinien unternehmensweit digital umsetzen und einhalten
- Jederzeit Kontrolle über Zugriffe, Daten und Prozessstatus
Mögliche Einsatzszenarien im Personalwesen
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Digitale Personalakte: Wie Sie sie richtig digitalisieren
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![[Translate to Deutsch:]](/files/_/7/1/csm_businness_travel_management-min_35e818089a.png)
Geschäftsreisen digital beantragen, verwalten und abrechnen mit JobRouter®
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Dienstreiseantrag digital einreichen und abwickeln per Online-Formular
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![[Translate to Deutsch:]](/files/_/9/4/csm_onboarding-min_ed73271dec.png)
Neue Mitarbeiter beim Karrierestart effizient begleiten und Transparenz schaffen mit JobRouter®
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Krankmeldungen und AUs digital empfangen, verwalten und freigeben.
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Reisekostenabrechnung digital einreichen, managen und jederzeit nachvollziehen
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DSGVO-konforme Prozesse mit JobRouter® automatisieren
Wie unsere Kunden Ihre HR-Abteilung digitalisieren
Success Story
Digitalisierung des Workflows für das Bewerbungsmanagement
Das expandierende Hamburger Dentalunternehmen DMG war auf der Suche nach einer Lösung für ein professionelles Bewerberportal mit einer grafischen Benutzeroberfläche. Dafür wurde der gesamte Bewerbungsprozess automatisiert: Eine überwachte Eingangsbox, automatische Verteilung und vorgefertigte Schreiben mit Platz zur Individualisierung sind Teil der Optimierung. Schon zuvor hat sich das Unternehmen mit JobRouter® durch die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung vertraut gemacht.
Digitalisierung von Personalprozessen ‒ So geht’s mit JobRouter®
Bedarfsmeldung automatisieren
Mit der Bedarfsmeldung können Sie einen Antrag auf eine externe Stellenausschreibung stellen, die Sie ausschreiben wollen. Sie können beliebige externe Portale wie zum Beispiel Indeed oder Monster anbinden. Hier wird die Stellenausschreibung mit Formatierung an das eingebundene externe Portal übergeben und veröffentlicht. Bewerbungen, die über die verknüpften Portale eingehen, werden zurück in den Bewerbungsprozess geschickt.
Papierbewerbung digitalisieren und hochladen
Damit alles digital bleibt, werden alle in Papierform abgegebenen Bewerbungsunterlagen eingescannt und manuell in das System hochgeladen.
Arbeitsvertrag erstellen
Nachdem der Bewerbungsprozess erfolgreich abgeschlossen ist, wird ein digitaler Arbeitsvertrag erstellt.
Alle Daten werden eingetragen und gespeichert.
Zusatzfunktion zuweisen
Es besteht die Möglichkeit, einer Person im Vertrag eine Zusatzfunktion zuzuweisen. Hierbei werden die Grundregeln der Vergütungsstrukturen beachtet und vorprogrammiert. So wird bei Aktivierung einer Zusatzfunktion automatisch die Vergütung erhöht.
Datenaustausch über SAP
Nach Versenden des Vertrags, kommt dieser mit ausgefüllten Daten zurück. Fehlende Daten können ergänzt und abschließend an SAP übertragen werden. Damit gilt die Miterabeiter:in als eingestellt.
Anlegen von Infotypen
In SAP werden Infotypen angelegt z.B. Adressdaten, Gehaltsdaten, Anschriften etc.
Daten aus dem vorherigen Prozess werden an die Schnittstelle übertragen und können für andere Prozesse wieder herausgezogen und verwendet werden.
Drittanbieter-Integrationen
Das SAP-Personalwirtschaftssystem sowie DATEV-Personalwirtschaft können individuell angebunden werden. Die PSM befüllen die Datenbank der Systeme. Dies wird für die Ressourcenplanung bzw. Einsatzplanung der Mitarbeitenden benötigt.
Darüber hinaus können Sie Schnittstellen der Arbeitsagentur und weiterer Jobportale einbinden.
Durch die Office 365 Integration besteht nun die Möglichkeit, verschiedene Datenformate wie Word und Excel anzulegen und kollaborativ zu bearbeiten.
Binden Sie zudem die elektronische Signatur in beliebige Prozessen ein für mehr Transparenz und eine effizientere Dokumentation, zum Beispiel für Arbeitsverträge, Mitarbeitendenrichtlinien, Einverständniserklärungen, Genehmigungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Spesenabrechnungen, Bonus-Vereinbarungen.
Self-Service bei Personalakte
Für die digitale Personalakte kann bei Bedarf ein Self-Service eingerichtet werden. So können auch Mitarbeitende ihre Personalakte einsehen und bearbeiten.
Kollaborativ arbeiten im Archiv
Das Archiv ist für die strukturierte Aufbewahrung aller HR-Dokumente gedacht. Beim Anlegen eines Dokuments können gesetzliche Fristen hinterlegt werden. Dadurch erkennen Sie sofort, wie lange diese noch aufzubewahren sind und werden im Fall einer bevorstehenden Löschung informiert. Durch die Office 365 Integration besteht nun die Möglichkeit, verschiedene Datenformate wie Word und Excel anzulegen und kollaborativ zu bearbeiten.
Löschungsfristen festlegen
Beim Anlegen eines Dokuments können gesetzliche Fristen hinterlegt werden, um diese für eine definierte Zeit revisionssicher aufzubewahren und automatisiert zu löschen. Dokumentenarten werden verschiedenen Dokumentenklassen zugeordnet, in denen die Aufbewahrungsfristen festgelegt werden. So wird ein automatischer Löschvorgang eingeleitet. Nach Bedarf kann die automatische Löschung einen Zwischenschritt in Form eines Freigabeprozesses beinhalten.
Personalentwicklungsgespräche gestalten
Personal-Feedbackgespräche oder Jahresgespräche können ebenso wie Bewerbungsgesprächen digital abgebildet und unterstützt werden. Hierbei ist es wichtig gemäß DSGVO, Daten nach bestimmten Zeiträumen zu löschen. Das ist mit Festlegung der Aufbewahrungsfristen abgedeckt. Zudem wird die Auskunftsfähigkeit erleichtert, da alles zentral vermerkt werden kann.
Webinar-Aufzeichnung
Digitale HR-Prozesse in der Praxis
Erfahren Sie mehr über die Digitalisierung von Personalprozessen mit JobRouter®
- Blog
BPM-Tool für bessere HR-Prozesse
Sie wollen die Automatisierung effektiv nutzen und Ihre Geschäftsprozesse digital modellieren, implementieren und kontinuierlich verbessern? Lesen Sie, welche Vorteile BPM-Tools als Programme für Prozessmanagement haben und wie Sie es einsetzen.
- Referenzprojekt
Elektronische Personalakte mit JobRouter®
TimePartner GmbH, ein Personaldienstleistungsunternehmen, digitalisiert den HR-Bereich mithilfe der elektronischen Personalakte. So kann die Firma durch den Einsatz von JobRouter® viele HR-Prozesse im Unternehmen vereinfachen.
- Blog
Revolutionieren Sie Ihr Personalwesen
Durch die Digitalisierung im Personalwesen gibt es einen Umbruch von administrativen Aufgaben hin zu einem Umfeld voller Kreativität und technologischem Fortschritt. Dafür müssen Mensch und Technologie zum Team werden.